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Archiviazione email con MailArchive

Pubblicato il: 27/09/2017
Autore: A cura di CoreTech

Come archiviare in sicurezza la corrispondenza, recuperala in pochi click e mettersi al riparo da imprevisti, cancellazione di email e controversie legali.

Oggi gran parte delle comunicazioni tra aziende e clienti, collaboratori o fornitori avviene via email, e di conseguenza la gestione della corrispondenza occupa una precisa casella nell’elenco dei compiti da svolgere, in particolar modo la conservazione dei messaggi a lungo termine.
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Lo strumento più idoneo è un sistema di archiviazione email come MailArchive, il servizio Cloud-based di CoreTech sicuro, intuitivo ed economico che consente di archiviare la corrispondenza, recuperarla in pochi click e di mettersi al riparo da imprevisti, cancellazione di email e controversie legali.
MailArchive è la scelta dei professionisti.

Backup non è archiviazione
Sgombriamo anzitutto il campo da un equivoco che può essere pericoloso: il backup non costituisce un metodo di archiviazione a lungo termine, restando comunque utile in situazioni a carattere estemporaneo come migrazione di un account o ripristino dopo incidente. Il backup è, per usare una metafora, una fotografia in un preciso istante di un sistema informatico, nel nostro caso di una cassetta postale; ad esempio, con i sistemi Outlook è sufficiente copiare il file .PST contenente la casella di posta, e ripetere l’azione ad intervalli predefiniti, creando così una politica di backup. Ma il backup per sua natura non garantisce la disponibilità dei dati nel tempo, anche in virtù della politica di retention applicata: basti pensare ai casi in cui i dati copiati sono corrotti in partenza, o addirittura il backup presenta problemi e non è leggibile, per non parlare delle email cancellate che non compaiono più nei backup successivi.

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I vantaggi dell’archiviazione di MailArchive
L’archiviazione, al contrario del backup, conserva ogni messaggio che transita su una casella postale mettendolo a disposizione per consultazioni successive. Se il messaggio in questione viene cancellato dalla casella postale, rimane disponibile nell’archivio, sempre.
I messaggi sono sottoposti ad un processo di indicizzazione che permette di eseguire ricerche testuali all’interno dei messaggi, così da ottenere risultati precisi e in modo rapido. L’archiviazione con MailArchive quindi offre garanzie anche da un punto di vista legale.
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MailArchive è offerto in modalità Cloud, e il cliente non deve preoccuparsi della gestione del servizio stesso e dell’hardware su cui gira, tutto è relegato al Cloud Provider con un conseguente risparmio in termini di costi e tempo.
Non solo: vengono eliminati i Single Point of Failure derivati dall’avere tutta la corrispondenza su un solo server o nei file .PST (le famose “cartelle personali” di Microsoft Outlook) che possono essere oggetto di cancellazione involontaria da parte dell’utente o corruzione in seguito a problemi hardware/software, o il cui recupero a volte è difficile o addirittura impossibile. Tutta la corrispondenza è conservata in Cloud e disponibile in ogni momento, di fatto offrendo una protezione totale contro la perdite di email, comprese le situazioni in cui un dipendente che lascia l’azienda cancella volontariamente le sue email dalla propria cassetta postale.

Anatomia e funzionamento di MailArchive
MailArchive è semplice ed intuitivo da usare: il cliente ha a disposizione una console web da cui poter gestire le caselle di archiviazione e il relativo spazio acquistato. Caselle e spazio possono essere incrementate in qualsiasi momento.
MailArchive offre un’integrazione nativa con i più importanti sistemi email On Premises e Cloud, come Microsoft Exchange, Office 365, Google GMail, Kerio Connect, Alt-N MDaemon e IceWarp Mail Server; inoltre, grazie alla connettività tramite IMAP/POP3, è possibile utilizzare qualsiasi sistema email basato su questi due protocolli, garantendo una compatibilità totale.
Anche le caselle postali PEC possono essere archiviate con MailArchive. L’accesso avviene tramite browser, Microsoft Outlook con plugin dedicato o device mobile come smartphone e tablet per garantire un’accessibilità anche in mobilità.
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Una volta acquistato il servizio è necessaria una configurazione iniziale che prevede la creazione degli utenti e l’aggiunta delle caselle di posta da archiviare. I pratici ed intuitivi wizard accompagnano anche l’utente meno esperto nel procedimento.
L’amministratore di sistema potrà poi impostare dei permessi per gli utenti, ad esempio consentendo un accesso completo al proprio archivio o con i soli permessi di lettura, aggiungere nuove caselle email e impostare configurazioni per il funzionamento.
Una volta configurati gli account, l'archiviazione avviene in maniera automatica, indipendentemente dal tipo di cassetta postale in questione e non richiede alcun intervento manuale da parte dell’utente: così si è sicuri che tutta la corrispondenza è al sicuro in un archivio.

Ricerca e ripristino email dall’archivio
Ad un certo punto arriva il momento di recuperare le email dall’archivio centralizzato: niente di più facile con MailArchive.
Il sistema offre una funzione di ricerca testuale che sfrutta l’indicizzazione dei messaggi e fornisce risultati precisi e veloci: una volta scelto il messaggio da ripristinare è sufficiente scegliere l’opzione desiderata (Apri in Microsoft Outlook, Apri nel client di posta elettronica o Ripristina nella cassetta postale) dal menù contestuale. La ricerca testuale ovviamente può essere utilizzata per recuperare un messaggio a scopo consultazione.  Nessuna procedura lunga e complessa, nessuna operazione delicata: il ripristino è alla portata di tutti.
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Aspetti legali
Le email costituiscono gran parte della comunicazione attuale delle aziende, e hanno chiaramente un’importanza notevole anche da un punto di vista legale.
MailArchive rispetta le normative in materia di conformità della posta elettronica, incluso eDiscovery, cioè l’individuazione di messaggi da usare come prova in caso di controversie legali, e accesso con pieni permessi di lettura in modalità revisore (audit).
Il servizio consente dunque di essere al sicuro in caso di reclami da parte dei clienti e rischi legali generici: tutta la corrispondenza digitale è archiviata e a disposizione in qualsiasi momento.
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Configurazione dell’offerta
CoreTech offre un utile configuratore, raggiungibile a questo indirizzo che permette di personalizzare il servizio secondo le proprie esigenze.
Il configuratore permette di calcolare il prezzo dell’offerta desiderata, variando il numero di caselle postali da archiviare partendo da una casella e lo spazio storage desiderato. È possibile provare gratuitamente MailArchive per accertarsi che il servizio risponda alle proprie esigenze. Per ulteriori informazioni consultare la pagina.

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