L'epidemia da coronavirus ha spinto le aziende a implementare, finalmente, lo smart working, il cosiddetto "lavoro agile" che permette di svolgere il proprio lavoro, e rimanere in contatto con i colleghi di lavoro, anche se si è nella propria abitazione e garantire la continuità di business.
Bloomberg ha già definito il fenomeno “Il più grande esperimento di telelavoro al mondo”, che potrebbe segnare un’evoluzione nazionale e globale sull’odierno approccio al lavoro.
In tema di soluzioni per lo smart working ci sono parecchie società che vantano interessanti soluzioni, come per esempio POLY (società di comunicazione globale che facilita le connessioni e collaborazioni, nata dall’unione di Plantronics e Polycom) che in questo caso, nelle parole di Paul Clark, Senior Vice President, EMEA Managing Director di Poly, propone quattro efficaci consigli per risolvere una problematica attuale: rendere le riunioni da remoto efficaci quanto quelle che si svolgono di persona.

Quattro modi per rendere efficaci le riunioni quando si lavora da casa

Le preoccupazioni derivanti dal virus COVI-19 stanno portando molte aziende a rivedere il loro approccio in merito al lavoro agile. Ma come è possibile rendere le riunioni da remoto e il team work efficaci come se ci si trovasse sul posto di lavoro? La risposta va ricercata nell’assicurare una collaborazione produttiva e significativa online che generi l'impegno, la fiducia e la spontaneità associati comunemente alle riunioni faccia a faccia.
Ecco quattro consigli per rendere le riunioni da remoto efficaci quanto quelle che si svolgono di persona.

• Assicurare discussioni mirate attraverso un audio di alta qualità

Che i dipendenti lavorino da un ufficio con open space molto rumorosi o da casa in una stanza piena di bambini o animali domestici, c'è un flusso costante di distrazioni che impedisce ai partecipanti del meeting di concentrarsi completamente su di esso. In questo caso non è possible avvicinarsi alla persona che sta parlando per ascoltarla meglio e alzare drasticamente il volume potrebbe rendere più forti le voci dei partecipanti, ma non bloccherà di certo il rumore di fondo.E’ consigliabile pertantp procurasi  cuffie con tecnologia Active Noise Cancelling (ANC) per bloccare il rumore di fondo, in modo che le persone possano rimanere concentrate e focalizzate sul meeting.
Cuffie di buona qualità assicurano anche che le voci di chi le indossa possano essere ascoltate con la massima chiarezza, in modo tale che i loro contributi arrivino in maniera chiara agli altri partecipanti, senza il rumore di fondo. 

• Rendere interattivi i meeting online

E’ importante organizzare meeting online che promuovono la collaborazione e la condivisione consentendo a tutti i partecipanti di condividere e rivedere documenti, schermate e lavorare su idee in gruppo e in tempo reale.Organizzare video conference significa anche che le idee possono essere elaborate non appena viene stimolata la creatività. Ciò implica un processo decisionale più rapido, poiché i team possono rivedere, discutere e considerare più aspetti contemporaneamente, dando luogo a riunioni virtuali più interattive e produttive.
Uno studio condotto dall'analista di mercato Forrester dimostra  che i team che utilizzano una video conference per collaborare non solo condividono le informazioni più velocemente, ma riducono anche il time-to-market per l'implementazione di prodotti o servizi. 

• Utilizzare tecnologia di facile integrazione

La compatibilità tecnologica può rappresentare un problema quando i dipendenti di un’azienda stanno cercando di comunicare con clienti, partner o chiunque altro al di fuori di essa. Non tutti useranno la stessa configurazione di video conference, quindi è necessario assicurarsi che la propria piattaforma si integri con tutta la gamma di tecnologie di unified communications e collaboration (UCC).
I migliori telefoni per conference incorporano svariate applicazioni audio - video, tra cui Zoom, Microsoft Teams, Amazon Chime, il tutto attraverso la stessa interfaccia touch-screen. Inoltre, barre e cuffie per video conference premium emulano questo approccio, con app native integrate con un one-touch access per le chiamate. 

• Considerare l’importanza della qualità video

Oggi circa l'80% della comunicazione è costituita da segnali non verbali e visivi, come il linguaggio del corpo e le espressioni facciali, quindi non bisogna scendere a compromessi sulla qualità video nelle riunioni virtuali.
Una fotocamera di bassa qualità farà apparire sgranate le immagini agli altri partecipanti e sembreranno ancor di più in bassa risoluzione su schermi più grandi. E’ importante che i lavoratori da remoto, le huddle rooms e i piccoli spazi degli uffici siano dotati di telecamere business-class ed è meglio modificare la bassa risoluzione preimpostata sui laptop.
Per il set up della videocamera installata nell’huddle room, conviene attivare funzioni come il tracciamento automatico degli interlocutori, che riconosce chi sta parlando; in questo modo i partecipanti che si uniscono al meeting da remoto avranno la sensazione di essere nella stessa stanza.