DocFlow, la digitalizzazione dei processi come elemento cardine di ripartenza

Per le Pmi la ripartenza si lega alla revisione dei processi collaborativi in ottica Digital Centric. Fondamentale soprattutto la digitalizzazione di quelli documentali grazie a soluzioni che offrono copertura normativa, governo dei processi di acquisto/vendita e mitigazione dei rischi sul trattamento dei dati. La soluzione DocFlow passa da Flowee, una piattaforma che sintetizza know how e asset sviluppati in oltre vent’anni di attività nell’orchestrazione dei flussi di grandi aziende

Autore: Claudia Rossi

“La crisi sanitaria legata al Covid-19 ha sicuramente dato una forte spinta alla digitalizzazione delle imprese italiane. I processi collaborativi digitali sono stati i pillar su cui le Pmi più reattive hanno fondato la propria sopravvivenza, mentre altre li hanno usato addirittura per creare nuovi business. Nel 2020 sono nate, infatti, diverse start up, soprattutto nel mondo del food, che hanno visto decuplicare le proprie revenue e diventare in meno di due anni delle scale up consolidate grazie a un approccio completamente digital” afferma Riccardo Parodi, Sales Channel Manager di DocFlow, sottolineando come le piccole e medie imprese abbiano complessivamente accelerato alcuni aspetti della trasformazione digitale per efficientare le risorse, ridurre i costi e garantire flessibilità nel lavoro. “La chiave vincente per il presente e per il futuro sarà passare, però, da un approccio reattivo all’emergenza a un approccio strategico e di lungo periodo, rivedendo tutti i processi operativi e di business” prosegue. D’altra parte, secondo l'analisi dell'Osservatorio Innovazione Digitale del Politecnico di Milano, le aziende davvero digitalizzate registrano un utile netto del 28% maggiore rispetto alle Pmi che ancora faticano a vedere orizzonti digitali. Non solo: anche il loro margine di profitto è più alto, arrivando al +18%. “Negli ultimi due anni le dinamiche aziendali relative al lavoro sono profondamente cambiate e le previsioni indicano che questo cambiamento si consoliderà nel tempo e diventerà uno standard. Il fattore chiave che permetterà alle aziende italiane di continuare a crescere nel futuro sarà senza dubbio la capacità di trasformarsi e adattarsi all’interno di un contesto globale Digital Centric, che muterà di anno in anno con una rapidità incredibile” spiega Parodi. La decentralizzazione del lavoro ha portato molti vantaggi alle imprese, tra cui la diminuzione dei costi di gestione degli immobili e delle trasferte, oltre a una maggiore apertura del mercato del lavoro. Oggi, infatti, non è più un’utopia assumere o collaborare con figure professionali in altre aree geografiche. Ma per potersi ‘permettere’ il cambiamento, le imprese sono obbligate ad adeguare i propri processi collaborativi interni ed esterni per renderli più efficaci nel nuovo paradigma organizzativo. “In questo contesto la digitalizzazione dei processi documentali rappresenta una grande occasione per dotarsi di soluzioni che, oltre a garantire la copertura normativa, permettano anche di governare i processi di acquisto, snellire quelli di vendita e mitigare i rischi sul trattamento dei contenuti sensibili” chiarisce il Sales Channel Manager, sottolineando come nel 2020 DocFlow abbia dato vita alla piattaforma Flowee, sintetizzando know how e asset tecnologici sviluppati in oltre vent’anni di attività focalizzata nella digitalizzazione dei processi collaborativi e nell’orchestrazione dei flussi documentali delle grandi aziende. Un patrimonio di conoscenze e competenze che poteva essere messo a disposizione di realtà dalle dimensioni più contenute, alla ricerca di soluzioni pronte all’uso, ma di classe enterprise. La suite si compone di quattro servizi cloud: Flowee Fatturazione, Flowee Conservazione, Flowee Pec&Mail e Flowee Pratica Digitale, che si è aggiunto recentemente all’offerta, andando così ad arricchire il valore complessivo della proposizione. Il primo servizio, Flowee Sales Channel Manager, si occupa di trasmettere e ricevere le fatture elettroniche attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). La soluzione garantisce l’integrazione con i più diffusi sistemi gestionali ed è caratterizzata da un’adozione semplice e immediata. Flowee Conservazione è, invece, il servizio che permette alle piccole e medie organizzazioni di snellire i processi di archiviazione e gestione dei documenti, garantendone l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità nel tempo. Flowee Pec&Mail consente una gestione estremamente efficace della corrispondenza in ingresso e in uscita, garantendo processi più efficienti, il rispetto della compliance e il supporto alle attività di audit per quanto riguarda le comunicazioni via Pec. Target di riferimento di questa soluzione sono gli uffici amministrativi delle aziende e gli studi fiscali/legali, tutti caratterizzati da un alto tasso di scambio di comunicazioni via Pec. Flowee Pratica Digitale è, infine, il nuovo servizio cloud che abilita la gestione integrata di documenti e processi aziendali. La soluzione gestisce l’intero ciclo di vita dei documenti dalla ricezione/redazione all’archiviazione, organizza le lavorazioni in pratiche di lavoro specializzate, orchestra le attività di approvazione, condivisione e firma digitale (anche al di fuori della propria organizzazione), storicizza i documenti nell’archivio e mette in sicurezza i dati, assicurandone la visibilità solo agli autorizzati. Pratica Digitale si integra con gli strumenti di produttività Office, i più diffusi gestionali di mercato e, naturalmente, con tutti gli altri servizi che compongono la suite Flowee.Riccardo Parodi, Sales Channel Manager di DocFlow

Un approccio sartoriale ai partner

“Gli ultimi due anni sono stati fantastici in termini di adozione della soluzione Flowee da parte dei clienti. E questo grazie ai nostri partner. D’altra parte, la possibilità di progettare e sviluppare Flowee from scratch con una tecnologia e un know how così avanzati, ci ha permesso di accompagnare per mano i dealer in un mercato ricco di opportunità. Opportunità date anche dal fatto che in Italia siamo stati i primi a proporre alle Pmi un vero e proprio gestionale di processi collaborativi avanzati” precisa Parodi, ricordando come il canale di Flowee non sia composto da semplici rivenditori, ma sia parte integrante della cultura e del modo in cui il vendor trasmette la sua value proposition. Le strategie di business sono, infatti, personalizzate in base alle peculiarità di ogni partner. Questo approccio sartoriale permette a DocFlow di aiutare ciascun dealer a raggiungere il corretto target di clienti e ad essere un attore principale di una rivoluzione digitale di cui lo stesso vendor vuole essere protagonista. Il piano di onboarding dei partner è curato nei minimi dettagli. Quando entra a far parte dell’ecosistema, il dealer viene subito inserito in un processo automatizzato che permette di formare velocemente i collaboratori da lui selezionati. In particolare, il Team Flowee procede suddividendo le sessioni formative in: Processo Amministrativo e Utilizzo Strumenti Marketing; Formazione Tecnica e Pre-Sales; Formazione Commerciale e Targhettizzazione del mercato di Riferimento. “Successivamente il training on the job è quotidiano e ci permette di verificare l’evoluzione e le performance dei singoli dealer” conclude Parodi, evidenziando anche la disponibilità online di un Partner Portal, che permette la fruizione di PlayBook (ossia corsi formativi per i nuovi ingressi); materiale marketing, tra cui schede prodotto e listini utente finale; oltre a un utile configuratore di vendita.


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