Videoconferenza come si fa, gli errori da evitare, le regole base.

La guida definitiva di Cisco e Tech Data. Ma andiamo con ordine.
L’ultimo difficile anno che abbiamo vissuto ha cambiato moltissime cose dal punto di vista tecnologico.

Una di queste, senza dubbio, è il definitivo sdoganamento delle videoconferenze, che si sono imposte come l’unica formula possibile per permettere il collegamento e la collaborazione tra persone fisicamente presenti in posti molto differenti tra di loro. Ma non sempre tutto va liscio nelle videoconferenze, tra segnale rallentato, mancata inclusione dei partecipanti e difficoltà nel condividere documenti e presentazioni.

Come è dunque possibile organizzare al meglio le videoconferenze? Quali sono i consigli utili e quali invece gli errori da evitare assolutamente?

Scopri tutte le risposte nella video intervista esclusiva con Andrea Sica di Cisco

Videoconferenza le regole da seguire

Come mette in evidenza Andrea Sica, Partnership and Business Development, Collaboration, Sud Europa di Cisco, ci sono alcune regole da tenere in considerazione per organizzare una buona Videocall: “Al di là della piattaforma utilizzata, bisogna guardare la rete, poiché ogni soluzione di videoconferenza deve per forza appoggiarsi a una connessione, dunque si tratta del primo aspetto da ottimizzare.

Avere una rete efficace e sicura ci consente di gestire al meglio gli aspetti audio e video di ogni video conferenza. Il secondo aspetto è prestare attenzione a dove facciamo girare la videoconferenza, ossia al proprio personal device. È buona regola non avere applicazioni in background e altre non necessarie che, naturalmente, possono inficiare le prestazioni della videoconferenza.

Ultimo aspetto da considerare è la postazione, che deve essere ottimizzata, sia che si stia a casa o in ufficio: occorre ritagliarsi uno spazio dedicato oppure utilizzare degli strumenti come quelli presenti in Webex, che consentono di utilizzare filtri che eliminano rumori esterni o che mascherano la nostra presenza in ambienti non professionali”.

Più controllo del personale  

Tutti questi accorgimenti ci permettono di erogare e beneficiare di una videoconferenza di un certo livello. A patto, naturalmente, di non incappare in alcuni dei classici errori commessi dalle organizzazioni in fatto di videoconferenze. In particolare, una tendenza negativa è quella di lasciare gli utenti un po’ troppo autonomi, sviluppando un’anarchia delle videocall che non fa bene alle aziende.  Spesso, infatti, le varie business unit si organizzano autonomamente, utilizzando piattaforme diverse per i propri scopi. Questo risultato implica una esperienza diversificata e produce un risvolto gestionale complesso, comportando spesso dei costi inattesi lato IT.  Altro errore tipico è quello di guardare soltanto al lato software:

“Spesso quando si parla di videoconferenza ci si limita a ragionare sulla piattaforma, che sicuramente ha un peso estremamente importante, ma non è l’unico aspetto da tenere in considerazione. È buona abitudine andare a valutare quelli che sono tutti i vantaggi nel dotarsi di una camera piuttosto che di un’altra. Come Cisco investiamo molto sulle camere e sull’hardware delle soluzioni di videoconferenza, che stiamo rendendo ancora più performanti grazie all’intelligenza artificiale. Che, ad esempio, permette di avviare una sessione grazie al riconoscimento vocale e alla regia automatica. L’AI è in grado di effettuare il people counting e comprendere quante persone ci sono all’interno di una sala, così da agevolare il distanziamento sociale, oppure di fare azioni il face recognition”. 

Cosa distingue Webex

Tornando invece all’aspetto software, quali sono – in un panorama di mercato ormai caratterizzato dalla presenza di molteplici soluzioni – cosa distingue Cisco Webex rispetto alla concorrenza? “Innanzitutto si tratta di una piattaforma caratterizzata da una grandissima semplicità, tra l’altro come Cisco ci siamo impegnati a renderla 10 volte migliore rispetto a una conferenza/incontro fisico. Ogni mese rilasciamo nuove funzionalità e la piattaforma viene arricchita costantemente. C’è poi un secondo aspetto, che è quello dell’apertura: in ogni azienda ci sono tanti processi differenti, determinati dalla presenza di tanti team diversi.

Esistono dunque molteplici applicazioni che consentono alle persone di svolgere le proprie attività quotidianamente.

Avere una piattaforma come Webex, nativamente aperta e interoperabile con tutte queste soluzioni, crea un workflow molto più semplice e ottimizzato. Terzo aspetto è la customizzazione: Webex è una piattaforma che, attraverso API, è aperta, interoperabile e customizzabile.

Questo significa che posso prendere i servizi e le funzionalità ad essa associati e svilupparli all’interno di applicazioni terze e proprietarie”.  

Nell’healthcare, ad esempio, è possibile associare Webex alla piattaforma di gestione delle cartelle cliniche degli utenti. Stessa cosa è possibile fare nella scuola, all’interno di piattaforme di learning management system. Addirittura Webex può essere utilizzata per l’interazione uomo macchina in un contesto industriale, così da fornire un adeguato supporto da remoto. Il quarto aspetto che caratterizza la piattaforma Cisco è la sicurezza: “Innanzitutto siamo Gdpr compliant, garantiamo e mettiamo inoltre nero su bianco che i dati delle videocall non vengano ceduti a terze parti. Inoltre, possediamo numerose certificazioni e siamo in grado di garantire e dimostrare una completa crittografia dei dati end to end”.

Cosa possono fare i System Integrator

Le tecnologie per fare una buona videoconferenza, insomma, non mancano di certo. Cosa possono fare i system integrator per proporle con più successo sul mercato?

“Secondo la nostra visione, la prima cosa da fare per un system integrator è internalizzare la filosofia e la visione di un brand come Cisco. Adottare le tecnologie all’interno della propria azienda aiuta a essere credibili nei confronti dei clienti.

Ma poi soprattutto si riesce a veicolare al meglio l’offerta. Inoltre, il system integrator deve comprendere che ormai il mercato è cambiato, non si tratta più di dover fornire alle aziende la tecnologia fine a sé stessa, in ottica box mover. Ormai si ha a che fare con piattaforme customizzate, dunque il ruolo chiave del SI è quello di porsi come consulente delle aziende, andando a porre le soluzioni al centro dei processi aziendali, per poi plasmarle secondo le specifiche necessità. Questo, tra l’altro, crea un maggiore valore per gli stessi System integrator, perché consente loro di creare dei servizi, basati sulla tecnologia Cisco, che li differenziano sul mercato”, conclude Sica.