Con l’acronimo UCaaS  (Unified Communications as a Service) si identifica la migrazione verso il cloud dei sistemi di telefonia, comunicazione e collaborazione. Con il nuovo modello di distribuzione delle piattaforme UC, cambia non solo la modalità di erogazione del servizio, ora esternalizzato, ma anche il modello di licenza, che spesso prevede un canone annuale che comprende le risorse hardware e software incluse le nuove funzionalità fruibili tramite i necessari aggiornamenti di sistema e di sicurezza.
Le piattaforme UCaaS includono per lo più messaggistica aziendale, tecnologia di presenza, meeting online, collaborazione in team, telefonia e videoconferenza, comunicazione in mobilità, hot desking, chat aziendale, webmail. Molti operatori UCaaS offrono altresì funzionalità di contact center, tra cui l’assistente automatico, la risposta vocale interattiva (IVR), il routing delle chiamate e le integrazioni con i più diffusi CRM, assicurando all’azienda utente finale flessibilità e scalabilità per le attività quotidiane.

Tipi di architetture UCaaS

UCaaS offre due architetture principali: ad uso esclusivo (single-tenenacy) o ad uso condiviso (multi-tenancy).In un approccio ad uso esclusivo, il cliente fruisce di una piattaforma software personalizzata in grado di integrarsi con le applicazioni locali. La single-tenancy è considerata più sicura e affidabile, poiché i dati dell’azienda sono tenuti separati da quelli degli altri clienti dell’operatore. Essi non saranno quindi intaccati qualora l’istanza software di un altro cliente presenti problemi.I clienti multi-tenancy condividono un’unica piattaforma software. La multi-tenancy di norma è più economica poichè meno personalizzabile e flessibile rispetto a una distribuzione single-tenancy. La piattaforma è ospitata nel centro dati del provider UCaaS che gestisce anche gli aggiornamenti del software.In alcuni casi le aziende adottano un approccio ibrido, mantenendo una parte delle loro comunicazioni unificate (UC) in locale e altre applicazioni nel cloud per motivi di sicurezza o di gestione, o per consentire al proprio PBX o ad altri sistemi locali di raggiungere la fine del ciclo vita prima di effettuare una migrazione completa al cloud.

Flessibilità e Apertura dei Sistemi di UCaaS

Le UCaaS possono essere fornite con sistemi parzialmente chiusi e standardizzati oppure in modalità flessibile e aperta. Molti fornitori prediligono la fornitura di sistemi chiusi e vincolati ad una propria piattaforma di hosting e ad uno specifico provider di telefonia VoIP. Questo tipo di scelta è in genere piuttosto vincolante e nega all’utente la possibilità di utilizzare il provider VoIP preferito o quello maggiormente conveniente. Un sistema di questo tipo, inoltre, risulta vincolato all’ambiente cloud, senza la possibilità di poterlo migrare in ambito locale in caso di necessità.
Molto spesso anche la scelta dell’hardware (telefoni, apparati per conferenza, gateway) è legata ad un preciso fornitore, non consente quindi di scegliere gli apparati preferiti.

Perché usare le UCaaS

Le piccole imprese sono state le prime ad adottare le tecnologie UCaaS, poiché spesso mancano del personale e delle risorse per mantenere e supportare un sistema di Comunicazione Unificato presso la propria sede. Le medie e grandi aziende hanno invece approcciato al mondo delle UCaaS per ottimizzare i propri servizi di UC e soprattutto per fornire supporto alle multiple filiali aziendali oltre che per raccordare le sedi internazionali: UCaaS assicura infatti un più alto livello di adattabilità alle organizzazioni che hanno bisogno di aggiungere e rimuovere rapidamente utenti, ad esempio dipendenti stagionali, collaborazioni a tempo determinato, senza dover apportare modifiche importanti all’infrastruttura. Le comunicazioni aziendali basate su cloud offrono inoltre un’esperienza utente più uniforme a lavoratori remoti e mobili, poiché l’accesso alle funzionalità UCaaS è coerente indipendentemente dalla localizzazione.

L’approccio di 3CX

Focalizzato sulla massima mobilità e scalabilità delle proprie soluzioni UC, il produttore 3CX propone un sistema completamente flessibile e liberamente migrabile dall’ambito locale a quello cloud favorendo un’eventuale migrazione graduale al cloud tramite l’adozione di modelli ibridi in cui convivono applicazioni locali e remote.
3CX inolte offre la piena libertà nella scelta, non solo del fornitore di hosting, ma anche dell’hardware tra i fornitori leader di mercato. E’ possibile anche selezionare liberamente il sistema operativo di base fra Windows e Linux Debian.
Con le licenze Pro ed Enterprise di 3CX è inoltre possibile disporre gratuitamente della funzionalità di Call Flow Designer per sviluppare applicazioni personalizzate per lo smistamento delle chiamate, integrate con i database aziendali. Anche nel caso di 3CX la licenza è fruibile sotto forma di canone annuale comprensivo di tutti gli aggiornamenti di sistema e di sicurezza, nuove implementazioni e integrazioni. Il vantaggio del modello di licensing annuale è che esso consente l’implementazione di installazioni provvisorie o itineranti (cantieri, fiere, attività di promozione con sede mobile, attività stagionali), non vincola il cliente in nessun modo all’hardware e assicura un risparmio sensibile, oltre ad una più vasta scelta, anche in merito all’opertore VoIP: l’utente è libero di scegliere tra una moltitudine di offerte locali ed internazionali ottenendo così le condizioni economiche più vantaggiose.